ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS)

1.ความหมายของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
            ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information Systems) (MIS) เป็นระบบเกี่ยวกับการจัด หาคน หรือข้อมูลที่สัมพันธ์กับข้อมูล เพื่อการดำเนินงานขององค์การ เช่น การใช้ MIS เพื่อช่วยเหลือกิจกรรมของลูกจ้าง เจ้าของกิจการ ลูกค้า และบุคคลอื่นที่เจ้ามาเกี่ยวข้องกับองค์การ การประมวลผลของข้อมูลจะช่วยแบ่งภาระการ ทำงานและยังสามารถนำ สารสนเทศมา ช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหาร หรือ MIS เป็นระบบซึ่งรวมความสามารถของผู้ใช้งานและคอมพิวเตอร์เข้าด้วยกัน โดยมีจุดมุ่งหมาย เพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศเพื่อการดำเนินงานการจัดการ และการตัดสินใจในองค์การ หรือ MIS หมายถึงการเก็บรวบรวมข้อมูล การ ประมวลผล และการสร้างสารสนเทศขึ้นมาเพื่อช่วยในการตัดสินใจ การประสานงาน และการควบคุม นอกจากนั้นยังช่วยผู้บริหาร และ พนักงานในการวิเคราะห์ปัญหา แก้ปัญหา และสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ โดย MIS จะต้องใช้อุปกรณ์ทางคอมพิวเตอร์ (Hardware) และ โปรแกรม (Software) ร่วมกับผู้ใช้ (Peopleware) เพื่อก่อให้เกิดความสำเร็จในการได้มาซึ่งสารสนเทศที่มีประโยชน์
ที่มาของข้อมูล : (http://pirun.kps.ku.ac.th/~b5128209/)
         
  การใช้งานระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information Systems) ได้ขยายขอบเขตเกี่ยว ข้องกับ หลายหน้าที่ในองค์การและเป็นประโยชน์กับบุคคลหลายระดับ ตั้งแต่การใช้งานส่วนบุคคล กลุ่ม องค์การ และระหว่างหน่วยงาน MIS ช่วยให้ผู้ใช้สารสนเทศสามารถแก้ไขปัญหาทางธุรกิจที่ยุ่งยาก และซับซ้อนได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตลอดจนสร้างโอกาสทางธุรกิจ ให้กับหลายองค์การ ดังที่ Kroenke และ Hatch (1994) กล่าวถึง
            ความสำคัญและผลกระทบของระบบสารสเทศที่มีต่อธุรกิจดังต่อไปนี้
            1. ระบบสารสนเทศช่วยสร้างคุณค่าเพิ่มให้กับการทำงาน
            2. บุคลากรทุกคนต้องมีความรู้เกี่ยวกับ MIS เนื่องจากปัจจุบันมีการพัฒนาและการใช้งานสารสนเทศทั่วองค์การ ตลอดจนการขยาย ตัวของเทคโนโลยีสารสนเทศและการปรับรูปของระบบงานอย่างต่อเนื่อง
            3. การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อตอบสนองต่อความต้องการของธุรกิจและการบรรลุเป้าหมายขององค์การมากขึ้น
            ปัจจุบันเทคโนโลยี MIS มีพัฒนาการมากขึ้นจนมีความสำคัญต่อเราในหลายระดับที่แตกต่างจากอดีต เราจะเห็นว่า เทคโนโลยีสารสนเทศมีความจำเป็นและความสำคัญสำหรับผู้ศึกษาและปฏิบัติงานในสาขาต่าง ๆ เช่น การบัญชี การเงิน การตลาด และการจัดการทรัพยากรบุคคล แม้กระทั่งวิทยาศาสตร์ เทคโนโลยี และศิลปศาสตร์ ดังนั้นบุคลากรที่จะปฏิบัติงาน ในทุกสาขา จึงสมควรมีความรู้และความเข้าใจในหลักการของ MIS เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพและประสบผลสำเร็จในอาชีพได้
Laudon และ Laudon (1994) กล่าวว่า การเปลี่ยนแปลงที่มีผลต่อสภาพแวดล้อมในการแข่งขันทางธุรกิจมี 2 ประการคือ
         1. การรวมตัวของระบบเศรษฐกิจโลก (Emergence of the Global Economy) ก่อให้เกิดกระบวนการโลกาภิวัตน์ ของตลาด (Globalization of Markets) ที่เกิดการบูรณาการของทรัพยากรทางธุรกิจและการแข่งขันทั่วโลก ธุรกิจขยาย งานครอบคลุมพื้นที่กว้างขวางจากระดับท้องถิ่นสู่ระดับประเทศ จากระดับประเทศสู่ระดับภูมิภาค และจากระดับภูมิภาคสู่ ระดับโลก โดยที่การขยายตัวของธุรกิจไม่เพียงแต่เป็นการกระจายสินค้า และบริการอย่างเป็นระบบและทั่วถึง แต่ครอบคลุม การจัดตั้ง การจัด เตรียม ทรัพยากร การผลิตและดำเนินงาน ดังนั้นองค์การธุรกิจในยุค โลกาภิวัตน์จึง ต้องมีโครงสร้าง องค์การและการ ประสานงานที่สอดรับและสามารถควบคุมอย่างมีประสิทธิภาพ
       2. การปรับรูปของระบบเศรษฐกิจอุตสาหกรรม (Transformation of Industrial Economies) ประเทศ อุตสาหกรรม ชั้นนำ เช่น สหรัฐอเมริกา แคนาดา ยุโรปตะวันตก และญี่ปุ่นปรับตัวจากระบบ เศรษฐกิจอุตสาหกรรมเข้าสู่ ระบบเศรษฐกิจที่อาศัยเทคโนโลยีที่ทันสมัย ซึ่งจะเห็นได้จากประมาณร้อยละ 70 ของรายได้ประชาชาติของประเทศที่พัฒนาแล้ว จะมาจากธุรกิจบริการ และธุรกิจที่ใช้เทคโนโลยี สารสนเทศ ในการสร้างมูลค่าเพิ่ม (Value Added) การปรับรูปของระบบเศรษฐกิจจากอุตสาหกรรมเข้าสู่ธุรกิจบริการ ส่งผลกระทบต่อการค้าและการลงทุน เช่น การแข่งขันทวีความรุนแรงและซับซ้อนขึ้น วงจรชีวิตของผลิตภัณฑ์ และบริการสั้นลง ธุรกิจต้องตอบสนองและสร้างความพอใจแก่ลูกค้า เป็นต้น ทำให้ธุรกิจต้องการบุคลากรที่มี ความรู้ (Knowledge Worker) ในการสร้างคุณค่าเพิ่มให้แก่องค์การ ส่งผลให้ธุรกิจต้องพัฒนา ทรัพยากรบุคคลอย่างต่อเนื่อง
            ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หมายถึง ระบบที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายใน และภายนอกองค์การอย่างมีหลักเกณฑ์ เพื่อนำมาประมวลผลและจัดรูปแบบให้ได้ สารสนเทศที่ ช่วยสนับสนุนการทำงาน และการตัดสินใจในด้านต่าง ๆ ของผู้บริหารเพื่อให้การดำเนินงานของ องค์การ เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยที่เราจะเป็นว่า MIS จะประกอบด้วยหน้าที่หลัก 2 ประการคือ
          1. สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งจากภายในและภายนอกองค์การ มาไว้ด้วยกัน อย่างเป็นระบบ
         2. สามารถทำการประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุน การปฏิบัติงานและการบริหารงานของผู้บริหาร
   รูปที่ 1 หน้าที่หลักของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
            ชุมพล ศฤงคารศิริ (2537 : 2) ให้ความหมายของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ คือ เป็นระบบที่รวม (integrate) ผู้ใช้ (user) เครื่องคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ต่าง ๆ (machine) เพื่อจัดทำสารสนเทศ สำหรับสนับสนุน การปฏิบัติงาน (operation) การจัดการ (management) และการตัดสินใจ (decision making) ในองค์กรจาก ความหมายที่กล่าวมาสามารถสรุปความหมายของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการได้คือ การรวบรวมและการจัดเก็บข้อมูล จากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับองค์การ ทั้งจากภายใน และภายนอก หน่วยงาน เพื่อนำมาประมวลผล และจัดรูปแบบ ให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมกับองค์การ ในการช่วยในการตัดสินใจ ประสานงาน และควบคุมของผู้บริหาร ในอันที่จะ ดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ที่มาของข้อมูล : (http://pirun.kps.ku.ac.th/~b5128209/1/index1.htm)

ที่มาของรูปภาพ : (http://pirun.kps.ku.ac.th/~b5128209/1/index1.htm)

2. ลักษณะและระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ        
การจัดการโครงสร้างของสารสนเทศโดยแบ่งตามลำดับการนำไปใช้งาน สามารถแบ่งเป็น 4 ระดับ ดังนี้
          1. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในการวางแผน นโยบาย กลยุทธ์ และการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง (Top management)
          2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในส่วนยุทธวิธีในการวางแผนการปฏิบัติ และการตัดสินใจในผู้บริหารระดับกลาง (Middle management)
ผู้บริหารระดับล่าง (Bottom management) จะเป็นผู้ใช้สารสนเทศเพื่อช่วยในการปฏิบัติงาน เช่น สารสนเทศในการผลิต ของโรงงาน    อุตสาหกรรม และควบคุมคุณภาพ ของ สินค้า ที่ได้จากกระบวนการผลิต
3. ระบบสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล ในขั้นตอนนี้พนักงานจะต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลและป้อนข้อมูลสู่กระบวนการประมวลผล เพื่อให้ได้สาร สนเทศออกมานำเสนอต่อ ผู้บริหาร
ที่มาของข้อมูล : (http://pirun.kps.ku.ac.th/~b5128209/2/index2.htm)

ที่มาของรูปภาพ : (http://pirun.kps.ku.ac.th/~b5128209/2/index2.htm)

3. ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
            ระบบสารสนเทศเป็นระบบรวม (Integrated) ทั้งนี้เนื่องจากไม่สามารถเก็บรวบรวม ข้อมูลในลักษณะ ระบบเดียว เนื่องจาก ขนาดของข้อมูลจะใหญ่และมีความสลับซับซ้อนมาก ทำให้การบริหารข้อมูล ทำได้ยาก และการนำไปใช้ก็สับสนไม่สะดวก จึงจำเป็นต้อง มีการแบ่งระบบสารสนเทศออกเป็นระบบย่อย ๆ 4 ส่วน ดังนี้

รูปที่ 2 แสดงส่วนประกอบระบบย่อย MIS (Parker and Case, 1993 : 10)
         
1. ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems) (TPS) เป็นระบบ ที่เกี่ยวข้อง กับการดำเนินงานประจำวันของ องค์การ เช่น การบันทึกรายการบัญชี การบันทึกยอดขายต่อวัน การบันทึกรายการ ต่าง ๆ กับตัวแปรอื่น ๆ เช่น ลูกค้า ผู้จำหน่ายวัตถุดิบ (Supplier) คลังสินค้า (Inventory) การผลิต (Production) รวมทั้งบัญชีลูกหนี้ (Account receivable) บัญชีเจ้าหนี้ (Account payable) งบดุล (Balance sheet) และระบบการจ่ายเงินเดือน
            2. ระบบการจัดการรายการ (Management Reporting Systems) (MRS) ระบบนี้ช่วยในการ จัดเตรียมรายงาน เพื่อตอบ สนอง ต่อความต้องการของผู้ใช้ (User) ซึ่งระบบนี้คิดค้นขึ้นมาตั้งแต่ปี ค.ศ. 1960 โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อจัดเตรียมข้อมูล ให้กับผู้บริหาร เพื่อใช้ในการพิจารณาก่อนที่จะตัดสินใจ รายงานที่เตรียม ขึ้นมานี้เกิดจากการบันทึกข้อมูลอย่างกว้างในขั้นตอนระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems) โดยทั่วไปข้อมูลต่าง ๆ ที่อยู่ในรูปของข้อสรุป (Summary report) หรือจะพิจารณา รายละเอียดของข้อมูลก็ได้ (Detail report)
            3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems) (DSS) ทำหน้าที่ในการอำนวย ความสะดวกในการจัดรูปแบบข้อมูล การนำข้อมูลมาใช้ และการรายงานข้อมูล เพื่อที่จะใช้ประโยชน์ใน การตัดสินใจของผู้บริหารระดับต่าง ๆ เช่น ระบบ DSS จะช่วยผู้จัดการ ที่นั่งอยู่หน้า เครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถนำข้อมูล มาใช้ในการวิเคราะห์และรายงานผลได้ทันต่อความต้องการ ระบบ DSS จะมีความสามารถ ในการใช้งานได้ดีกว่า ระบบ ประมวลผล รายการและระบบรายงานการจัดการ เนื่องจากระบบ DSS สามารถที่จะปรับเปลี่ยนตัวแปรที่แตกต่าง กันแล้วทำการ ปัจจุบัน DSS ได้รับการพัฒนาเป็น GDSS (Group Decision Support System) ซึ่งสามารถที่จะตอบสนอง หรือส่งเสริม ระบบการตัดสินแบบกลุ่ม โดยการสร้างเครือข่าย ระหว่าง เครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลในลักษณะเครือข่ายเฉพาะ (Local Area Network) หรืออินทราเน็ต (Intranet) ได้
            4. ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information Systems) (OIS) เป็นระบบสารสนเทศที่ใช้ ใน สำนักงาน  โดยอาศัย อุปกรณ์พื้นฐานทางคอมพิวเตอร์ (Computer-base) เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์เครื่อง สแกนเนอร์ (Scanner) เครื่องโทรสาร (Facsimile) โมเด็ม (Modem) โทรศัพท์ และสายสัญญาณ รวมถึงระบบโปรแกรม เช่น โปรแกรมประมวลคำ (Word processing) โปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิต (Microsoft office) โปรแกรมจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic mail) และโปรแกรมไอซีคิว (ICQ) เป็นต้น
     
  นอกจากนั้นยังมีระบบอื่น ๆ ที่เข้ามาเกี่ยวข้องกับ ระบบสารสนเทศ เพื่อการจัดการ (Management Information Systems) เพื่อช่วยในการตัดสินใจและการนำไปใช้ เช่น ระบบ ผู้เชี่ยวชาญ (Expert system) ระบบอัจฉริยะ (Artificial intelligence) ในทางปฏิบัติเราจะต้องมีระบบสารสนเทศ เพื่อการ จัดการมาสนับสนุน การบริหารในระดับ นโยบาย และ แผน ขององค์การ จึงทำให้เกิดระบบสนับสนุนผู้บริหาร (Executive Support Systems) (ESS)ระบบสนับ สนุน  ผู้บริหาร (Executive Support Systems) เป็นระบบที่ใช้ในระดับกลยุทธ์ขององค์การโดย จะมีการพิจารณาข้อมูลทั้งภายใน องค์การ ในส่วนของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ และภายนอกองค์การ โดยพิจารณาข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ภายนอก องค์การและนำมาประกอบการตัดสินใจในปัญหาที่ไม่มีโครงสร้างหรือรูปแบบที่แน่นอน ดังนั้น ระบบสนับสนุน ผู้บริหาร (ESS) จึงเป็นระบบที่ใช้แก้ปัญหาเฉพาะหน้าหรือใช้ในการวางแผนกลยุทธ์นโยบายบริษัท โดนส่วน ใหญ่มักจะมีรูปเมนู (Menu) กราฟิก (Graphic) และอาศัยการติดต่อสื่อสาร (Communication) รวมถึงการประมวลผลในท้องถิ่น (Local processing)

ที่มาของข้อมูล : (http://pirun.kps.ku.ac.th/~b5128209/3/index3.htm)

รูปนี้แสดงส่วนประกอบระบบย่อย MIS (Parker and Case, 1993 : 10)

ที่มาของรูปภาพ :  (http://pirun.kps.ku.ac.th/~b5128209/3/index3.htm)

4. คุณสมบัติของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

            ปัจจุบันองค์การสามารถพัฒนาระบบสารสนเทศด้วยตนเองหรือให้ผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกเข้าดำเนินการ โดยการออกแบบและพัฒนา MIS ที่สอดคล้องตามหลักวิชาสามารถ จะอำนวยประโยชน์ให้กับองค์กรได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ โดยที่การพัฒนาระบบสารสนเทศ ต้อง คำนึงถึงคุณสมบัติของ MIS ดังต่อไปนี้

            1. ความสามารถในการจัดการข้อมูล (Data Manipulation) ระบบสารสนเทศที่ดี ต้องสามารถปรับปรุง แก้ไขและจัดการข้อมูล เพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมสำหรับนำไปใช้งาน อย่างมีประสิทธิภาพ ปกติข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจจะมีการเปลี่ยนแปลง อยู่ตลอดเวลา ข้อมูลที่ถูกป้อนเข้าสู่ MIS ควรจะได้รับการ ปรับปรุงแก้ไขและพัฒนารูปแบบ เพื่อให้มีความทันสมัยและ เหมาะสม กับการ ใช้งานอยู่เสมอ

            2. ความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security) สารสนเทศเป็นทรัพยากรที่สำคัญที่สุดปัจจัยหนึ่งขององค์การ ถ้าสารสนเทศ บาง ประเภทรั่วไหลออกไปสู่ บุคคลภายนอก โดยเฉพาะคู่แข่งขัน อาจทำให้เกิดการเสียโอกาสทาง การแข่งขัน หรือสร้างความเสียหายแก่ธุรกิจ นอกจากนี้ความสูญเสียที่เกิดขึ้นจากความรู้ เท่าไม่ถึงการณ์ หรือการก่อการร้ายต่อระบบจะมีผลโดยตรง ต่อประสิทธิภาพ และความ อยู่รอด ขององค์การ ดังนั้นผู้บริหาร หรือเจ้าของระบบจะไม่ยอมให้ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องหรือ ไม่มีหน้าที่โดยตรงเกี่ยวกับการ จัดการข้อมูลเข้า ถึงฐาน ข้อมูลที่สำคัญของธุรกิจได้

            3. ความยืดหยุ่น (Flexibility) สภาพแวดล้อมในการดำเนินธุรกิจหรือสถานการณ์การแข่งขัน การค้า ที่เปลี่ยนแปลง อย่างรวดเร็ว ส่งผลให้ระบบ สารสนเทศที่ดีต้องมีความสามารถในการปรับตัว เพื่อให้สอด คล้อง กับการใช้งานหรือปัญหาที่เกิดขึ้น โดยที่ระบบสารสนเทศที่ถูกสร้างหรือถูกพัฒนาขึ้นต้องสามารถ ตอบสนอง ความต้องการของ ผู้บริหารได้อยู่เสมอ โดยมีอายุการใช้งาน การบำรุงรักษาและค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม

            4. ความพอใจของผู้ใช้ (User Satisfaction) ปกติ MIS ถูกพัฒนาขึ้น โดยมีความมุ่ง หวังให้มี ผู้ใช้สามารถ นำมา  ประยุกต์ในงานหรือเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ดังนั้นระบบสารสนเทศที่ดี จะต้องกระตุ้น หรือ โน้มน้าว  ให้ผู้ใช้หันมาใช้ระบบให้มากขึ้น เนื่องจากการพัฒนาระบบจะต้อง ใช้เงินลงทุนสูงจึง ต้องใช้งาน ให้คุ้มค่า ดังนั้นธุรกิจสมควรที่จะพัฒนาระบบให้ตรงกับความต้องการ ของผู้ใช้ และทำให้ผู้ใช้เกิดความ พอใจต่อระบบ เพราะถ้าระบบไม่สามารถให้สิ่งที่ผู้ใช้ต้องการโอกาสที่ระบบจะถูกใช้งาน และได้รับความนิยม ก็จะน้อยลง ซึ่งส่งผลให้ระบบสารสนเทศไม่สามารถ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานได้ตามคาดหวัง และเป็นผล ให้เกิดการสูญเสียหรือไม่คุ้มค่าในการลงทุน เราสามารถกล่าวได้ว่า ทุกองค์การ ต้องการระบบ สารสนเทศ ที่มีประสิทธิภาพ แต่ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพไม่จำเป็นต้องมีราคาแพง ประกอบด้วย คอมพิวเตอร์ ชุดคำสั่ง และอุปกรณ์สนับสนุนที่ทันสมัย แต่ระบบ MIS ที่ดีสมควรต้องเป็นระบบที่เหมาะสม ามารถ ประมวล และจัดการข้อมูลตามต้องการ และสะดวกในการใช้งาน ตรงตามความต้องการ และความ สามารถของผู้ใช้ ตลอดจนสามารถพัฒนาศักยภาพให้เหมาะสมกับความต้องการของผู้ใช้ ในอนาคต

ที่มาของข้อมูล : (http://pirun.kps.ku.ac.th/~b5128209/4/index4.htm)

5. ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

                กล่าวได้ว่าหน้าที่หลักของ MIS คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลจากทั้งภายใน และภายนอกองค์การมาไว้อย่างเป็นระบบ เพื่อทำการประมวลผลและจัดรูปแบบข้อมูลให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสม และจัดพิมพ์เป็นรายงานส่งต่อไปยังผู้ใช้ เพื่อช่วยให้การตัดสินใจและบริหารงานของผู้บริหารมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมสำหรับผู้ใช้ การทำงานต่าง ๆ สามารถแบ่งออกเป็น 4 ระบบย่อย ดังต่อไปนี้

               

1. ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ (Transaction Processing System)หรือเรียกว่า TPS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายในองค์การ โดยใช้เครื่องมือทางอีเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ โดยที่ TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การเป็นไปอย่างเรียบร้อยเป็นระบบ โดยเฉพาะปัจจุบันที่การดำเนินงานในแต่ละวันมักจะเกี่ยวข้องกับข้อมูลเป็นจำนวนมาก เพื่อให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างสะดวก รวดเร็ว และสามารถปฏิบัติงานได้โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ TPS ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศมาอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้อง

                2. ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ (Management Report System)หรือเรียกว่า MRS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบและจัดทำรายงาน หรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร โดยที่ MRS จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะเวลาที่กำหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหาร เนื่องจากรายงานที่ถูกจัดทำอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพ โดยทั่วไปแล้วการทำงานของระบบจัดออกรายงาน สำหรับการจัดการจะถูกใช้สำหรับการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมการจัดการ

                3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Supporting System)หรือที่เรียกว่า DSS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่จัดหาหรือจัดเตรียมข้อมูลสำคัญสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น ปรกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้าง (Semi-Structure) และไม่มีโครงสร้าง (Nanostructure) ซึ่งยากต่อการวางแนวทางรองรับหรือแก้ปัญหา ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ประการสำคัญของ DSS จะไม่ทำการตัดสินใจให้กับผู้บริหาร แต่จะจัดหา และประมวลสารสนเทศ หรือสิ่งต่าง ๆ ที่จำเป็นในการตัดสินใจให้กับผู้บริหาร

                4. ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System)หรือที่เรียกว่า OIS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพ โดย (OIS ) จะประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศและเทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงานที่ถูกออกแบบให้ปฏิบัติงานร่วมกัน เพื่อให้การปฏิบัติงานในสำนักงานเกิดผลสูงสุด หรือเราสามารถกล่าวอีกนัยหนึ่งว่า ระบบสารสนเทศสำนักงานมีวัตถุประสงค์ เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานในองค์การเดี่ยวกัน และระหว่างองค์กร รวมทั้ง การติดต่อกับสิ่งแวดล้อมภายนอก

ที่มาของข้อมูล : (http://pirun.kps.ku.ac.th/~b5128209/5/index5.htm)

6. ปัจจัยของความสำเร็จที่สำคัญสำหรับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

    1. จัดเตรียมบริการที่มีคุณภาพสูงและเอกสารของระบบให้แก่ผู้ใช้งานทุกคน พัฒนาบาร์โค้ด และบันทึกข้อมูลระบบ การจัดการสินค้าคงคลัง

   2. พัฒนาขอบเขตและความสะดวกสบายในการใช้ฐานข้อมูลของผู้เสนอขายปัจจัยการผลิต งานที่กำลัง คืบหน้า สนับสนุน การเพิ่มคุณค่าและการพัฒนาผลิตภัณฑ์

   3. ติดตั้งระบบ Integrated expert การออกแบบโดยใช้คอมพิวเตอร์เข้าช่วย และการใช้หุ่นยนต์เพื่อช่วยให้ เกิดความ ประหยัด ในการผลิตและการรับคำสั่งซื้อของลูกค้า

    4.การปรับปรุงการเชื่อมโยงระบบกับผู้ใช้และโปรแกรมการฝึกอบรมผู้ใช้เพื่อยกระดับการเพิ่มประสิทธิภาพของ พนักงาน ระดับ ปฏิบัติการ

   5. ช่วยในการพัฒนาระบบมัลติมีเดีย และการใช้งานของโครงการเพื่อสร้างภาพลักษณ์ของบริษัทให้เป็นไปอย่าง  มีศิลปะ

   6. พัฒนาประสิทธิภาพของต้นทุน ความสามารถในการขยายระบบข้อมูลข่าวสารระดับโลกที่สามารถรวบรวม การ ปฏิบัติการต่าง ๆ ได้ทั่วโลก และเพิ่มช่องทางการจัดจำหน่ายของผลิตภัณฑ์

   7. ปรับปรุงระบบข้อมูลข่าวสารทางการตลาดให้สามารถบริการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น

   6. การควบคุมด้านการจัดการ (Management control) การตรวจสอบ ตัวแบบ 2 แบบอีกครั้ง ได้แก่ตัวแบบ การวาง แผนกลยุทธ์ และตัวแบบปัจจัยของความสำเร็จที่สำคัญโดยการเชื่อมงาน ของการวางแผน และการวิเคราะห์ ให้เข้ากับ สถานการณ์ นอกจากนั้นกิจกรรมด้านการจัดการที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือการควบคุม ซึ่งการควบคุม หมายถึง กระบวนการซึ่งมีขั้นตอนในการประเมิน การยอมรับ และการแก้ไขจุดบกพร่องที่ คลาดเคลื่อน ไปจากแผน  (สมชาย หิรัญกิตติ, 2541 : 65-76)

ที่มาของข้อมูล : (http://pirun.kps.ku.ac.th/~b5128209/6/index6.htm)

รูปนี้แสดงตัวแบบของการควบคุมด้านการจัดการ (Parker and Case. 1993 : 109)

ที่มาของรูปภาพ :  (http://pirun.kps.ku.ac.th/~b5128209/6/index6.htm)

7. บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

หากจะจำแนกตามความสัมพันธ์ของบุคลากรระดับบริหารกับการใช้งานระบบสารสนเทศออกเป็น 3 ระดับ คือ

            1. หัวหน้างานระดับต้น (First-Line Supervisor หรือ Operation Manager) เป็นบุคคลที่มีหน้าที่รับ ผิดชอบในการดูแลการปฏิบัติ งาน แบบวันต่อวัน ได้แก่ หัวหน้างาน หัวหน้าหน่วยงาน และ หัวหน้าแผนก โดย หัวหน้างานระดับต้นจะปฏิบัติงานเกี่ยวข้องกับพนักงาน และลูกค้า อย่างใกล้ชิดปกติผู้จัดการระดับต้นจะตัดสินใจ วางแผนและแก้ปัญหางานประจำวัน จึงต้องการข้อมูลที่เกิดขึ้น จริงอย่างละเอียด

            2. ผู้จัดการระดับกลาง (Middle Manager) เป็นบุคคลที่ทำหน้าที่ควบคุมและประสานงานระหว่างหัวหน้างานระดับ ปฏิบัติการและผู้บริหารระดับสูง เพื่อ ให้การประสานงาน ในองค์การ ราบรื่น ทำให้หัวหน้างานและพนักงานระดับปฏิบัติสามารถ ปฏิบัติงานตาม นโยบายที่มาจากผู้บริหารระดับสูงอย่างถูกต้องและสมบูรณ์ ตัวอย่างของผู้จัดการระดับกลาง เช่น ผู้จักดารสาขา ผู้จัดการแผนก ผู้จัดการฝ่าย หรือผู้อำนวยการ เป็นต้น งานของผู้จัดการระดับกลางจะ เกี่ยวข้องกับการนำผลสรุปของ ข้อมูล ที่เกิดจากการปฏิบัติงานของ พนักงานระดับ ปฏิบัติการมาวิเคราะห์ปัญหาและหา แนวทางการปรับปรุงการดำเนินงาน เพื่อให้ได้ ผลงานตรงตาม เป้าหมายและมี ประสิทธิภาพ

            3.ผู้บริหารระดับสูง (Executive หรือ Top Manager) เป็นกลุ่มบุคคลที่ทำการกำหนดวิสัยทัศน์ ทิศทาง วางนโยบาย และแผนงานระยะยาว และแผนงานระยะยาวขององค์การ โดยอาศัยข้อสรุป และสารสนเทศ จาก กลุ่มผู้จัดการระดับกลาง และผลการปฏิบัติงานขององค์การ ตลอดจนนำข้อมูลสำคัญจากภายนอกองค์การเข้า มาร่วม ในการวิเคราะห์ ตัวอย่างของ ผู้บริหารรับสูงได้แก่ คณะผู้บริหาร ระดับสูง ประธานบริษัท กรรมการ ผู้จัดการ หรือผู้ว่าการ เป็นต้น 

ที่มาของข้อมูล : (http://pirun.kps.ku.ac.th/~b5128209/7/index7.htm)

รูปนี้คือ ระดับของบุคลากรกับการใช้งานระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

ที่มาของรูปภาพ :  (http://pirun.kps.ku.ac.th/~b5128209/7/index7.htm)

8. ประโยชน์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

ปัจจุบันได้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้งานด้านต่าง ๆ มากขึ้นซึ่งจะเห็นได้ว่าสารสนเทศ เพื่อการ จัดการมีประโยชน์ ดังนี้

            1. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและทันต่อเหตุการณ์ เนื่องจากข้อมูล ถูกจัดเก็บและบริหารอย่างเป็นระบบ ทำให้ผู้บริหารสามารถจะเข้าถึงข้อมูล ได้อย่างรวดเร็วในรูปแบบที่เหมาะสม และสามารถนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์ได้ทันต่อความต้องการ

            2. ช่วยผู้ใช้ในการกำหนดเป้าหมายกลยุทธ์และการวางแผนปฏิบัติการ โดยผู้บริหารจะสามารถนำข้อมูลที่ได้จาก ระบบสารสนเทศมาช่วยในการวางแผนและกำหนดเป้าหมายในการ ดำเนินงาน เนื่องจากสารสนเทศถูกเก็บ รวบ รวม และจัดการอย่างเป็นระบบ ทำให้มีประวัติของข้อมูลอย่างต่อเนื่อง สามารถที่จะบ่งชี้แนวโน้มของการดำเนิน งานว่าน่าจะเป็นไปในลักษณะใด

            3. ช่วยให้ผู้ใช้ในการตรวจสอบผลการดำเนินงาน เมื่อแผนงานถูกนำไปปฏิบัติในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ผู้ควบคุมจะต้องตรวจสอบผลการดำเนินงานโดยนำข้อมูลบางส่วนมาประมวลผล เพื่อประกอบการประเมิน สารสนเทศที่ได้จะแสดงให้เห็นผลการดำเนินงานว่าสอดคล้องกับเป้าหมายที่ต้องการเพียงไร

            4. ช่วยผู้ใช้ในการศึกษาและวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา ผู้บริหารสามารถใช้ระบบสารสนเทศ ประกอบการ ศึกษา และการค้นหาสาเหตุ หรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการดำเนินงาน ถ้าการดำเนินงานไม่เป็นไปตามแผนที่ วางเอาไว้ โดยอาจจะเรียกข้อมูลเพิ่มเติมออกมาจากระบบ เพื่อให้ทราบว่าความผิดพลาดในการ ปฏิบัติงานเกิดขึ้น จากสาเหตุใด หรือจัดรูปแบบสารสนเทศ ในการวิเคราะห์ปัญหาใหม่

            5. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถวิเคราะห์ปัญหาหรืออุปสรรคที่เกิดขึ้น เพื่อหาวิธีควบคุม ปรับปรุงและแก้ไขปัญหา สารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลจะช่วยให้ผู้บริหารวิเคราะห์ว่าการ ดำเนินงานในแต่ละทางเลือกจะช่วยแก้ไข หรือควบคุมปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างไร ธุรกิจต้องทำอย่างไรเพื่อปรับเปลี่ยนหรือพัฒนา ให้การดำเนิน งานเป็น ไปตามแผนงานหรือเป้าหมาย

            6. ช่วยลดค่าใช้จ่าย ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ธุรกิจลดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย ในการ ทำงาน ลง เนื่องจากระบบสารสนเทศสามารถรับภาระงานที่ต้องใช้แรงงาน จำนวนมาก ตลอดจนช่วยลดขั้น ตอนในการทำงาน ส่งผลให้ธุรกิจสามารถลดจำนวนคนและระยะเวลาในการประสานงานให้น้อยลง โดยผล งานที่ออกมาอาจเท่าหรือดีกว่าเดิม ซึ่งจะเป็นการเพิ่ม ประสิทธิภาพ และศักยภาพในการแข่งขันของธุรกิจ

ที่มาของข้อมูล : (http://pirun.kps.ku.ac.th/~b5128209/8/index8.htm)

9. ตัวอย่างขององค์กรที่ใช้ระบบ MIS ในองค์กร

CMU-MIS ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในมหาวิทยาลัยเชียงใหม่

CMU-MIS จะประกอบด้วย

*    ระบบงานงานบุคคล

*    ระบบงานนักศึกษา

*    ระบบงานหลักสูตรและแผนการศึกษา

*    ระบบงานวิจัย

*    ระบบงานอาคารสถานที่และสาธารณูปโภค

*    ระบบงานวิเทศสัมพันธ์

*    ระบบงานงานการคลังและพัสดุ

การพัฒนาระบบ CMU-MIS

- ระบบ MIS ที่สถานบริการเทคโนโลยีสารสนเทศ ทำการพัฒนาจะประกอบไปด้วยระบบบุคลากร ที่เก็บข้อมูลบุคลากรทุกประเภท ระบบงานนักศึกษา ระบบงานวิจัย ระบบงานหลักสูตร ระบบงานอาคารและสถานที่ ซึ่งจะรองรับการทำงานพื้นฐานของระบบ MIS ของแต่ละคณะ เมื่อระบบ CMU-MIS พัฒนาเสร็จ ระบบดังกล่าวสามารถนำมาทดแทนระบบ MIS ที่แต่ละคณะใช้งานอยู่

- ในส่วนของข้อมูลที่ถูกจัดเก็บอยู่ในระบบ MIS ไปแล้วนั้น ทางสถานบริการเทคโนโลยีสารสนเทศจะทำการเขียนโปรแกรมเพื่อดึงข้อมูลจาก MIS ของแต่ละคณะ เช่น ข้อมูลบุคลากร ข้อมูลงานวิจัย การฝึกอบรม เป็นต้น มาจัดเก็บเป็นฐานข้อมูลกลางของระบบ CMU-MIS

ที่มาของข้อมูล :  (http://pirun.kps.ku.ac.th/~b5128209/9/index9.htm)

ที่มาของรูปภาพ :  (http://pirun.kps.ku.ac.th/~b5128209/9/index9.htm)